Doprava | Automotive | Znižovanie procesných nákladov pomocou eProcurement

Znižovanie procesných nákladov pomocou eProcurement

Ako významný automobilový výrobca znížil svoje procesné náklady prostredníctvom riešenia eProcurement spoločnosti RS.

Obstarávacie tímy a inžinieri musia riešiť mnohé výzvy týkajúce sa údržby, opráv a prevádzky majetku a zariadení vo svojej organizácii. Dodávateľský reťazec nepriamych materiálov je zložitý pre vysoký počet zúčastnených strán, rozdrobenú dodávateľskú základňu a vysoký počet výrobkov rôznych kategórií. Vrcholový manažment navyše neustále vyvíja tlak na znižovanie nákladov.

RS ako jeden z najväčších dodávateľov v odvetví je v jedinečnej pozícii, v ktorej chápe komplexné potreby svojich zákazníkov a pomáha podnikom zefektívniť ich procesy a znižovať náklady.

Znižovanie procesných nákladov prináša výraznú hodnotu v porovnaní so situáciou, kedy sa organizácia sústreďuje iba na obstarávaciu cenu. Ak vaša organizácia napríklad za rok nakúpi výrobky v hodnote 100 000 dolárov, miniete ďalších 200 000 dolárov na spracovanie alebo „mäkké“ náklady.

Výzva 

Príkladom toho, ako spoločnosť RS pomohla organizácii zlepšiť proces nákupov, je naša spolupráca s jedným z najväčších automobilových výrobcov. Spoločnosť RS bola jedným z kľúčových dodávateľov produktov MRO a výrobca musel riešiť veľké množstvo objednávok s nízkym objemom transakcie v rámci celej organizácie. Pri každej objednávke sa musela odoslať manuálna žiadosť a musela sa manuálne zadať do lokálneho systému ERP (Enterprise Resource Planning – Plánovanie podnikových zdrojov).

To malo za následok duplicitu prác v oddelení obstarávania a výsledkom boli dlhé časy spracovania (a následné vysoké náklady) každej objednávky, pretože pri každej objednávke zadanej mimo vlastného systému elektronického obstarávania spoločnosti bolo potrebné vytvoriť a pridať internú objednávku do systému. Vysoký počet transakcií uskutočnených v rámci takejto veľkej organizácie výrazne zvýšil pracovné zaťaženie tímov obstarávania. 

Znižovanie procesných nákladov preto prináša výraznú hodnotu v porovnaní so situáciou, kedy sa organizácia sústreďuje iba na zaobstarávaciu cenu.

Zákazník navyše požadoval lepšiu viditeľnosť svojich nepriamych výdajov na kľúčových dodávateľov, od ktorých pravidelne nakupoval, aby tak mohol lepšie identifikovať príležitosti na úsporu nákladov a efektívnosť. Spoločnosť preto chcela integrovať tieto systémy do svojho systému elektronického obstarávania.

Riešenie

Spoločnosť RS bola vybratá ako súčasť prvej skupiny dodávateľov, s ktorými sa chcel výrobca automobilov integrovať. Dôvodom bol rozsiahly sortiment produktov RS, vďaka čomu spoločnosť dokázala pokryť všetky potreby zákazníkovej kategórie produktov, ako aj technické skúsenosti spoločnosti RS s implementáciou elektronického obstarávania.

Bola použitá funkcia PunchOut, ktorá zabezpečila bezproblémové fungovanie pre technikov a stály prístup k výrobkom, technickým údajom, obrázkom a údajom o dostupnosti zásob. To umožnilo bezpečné pripojenie k webovej lokalite RS z modulu elektronického obstarávania u zákazníkov.

Vďaka PunchOut môžu koncoví používatelia automobilového výrobcu otvoriť nákupnú objednávku (PO) vo svojom vlastnom systéme, vstúpiť na webovú lokalitu RS a vytvoriť košík produktov, ktorý si potom stiahnu späť do svojho systému. Po prijatí údajov z košíka sa automaticky vyplní nákupná objednávka so všetkými podrobnosťami, ktoré zákazník potrebuje a je pripravená na odoslanie (po všetkých interných schváleniach) priamo do spoločnosti RS na spracovanie.

Výsledok

Nový zjednodušený proces výrazne skrátil čas procesu zadávania objednávok a zároveň umožnil koncovým používateľom samostatne nakupovať. Vďaka tomu obstarávateľský tím aj koncoví používatelia majú viac času a môžu sa zamerať na činnosti s pridanou hodnotou vo svojich príslušných rolách. 

Celkové „mäkké“ náklady na proces sa znížili z 261 000 dolárov na 165 812 dolárov, čo predstavuje úsporu takmer 95 000 dolárov. To sa podarilo skrátením času spracovania objednávky z priemerných 89 minút na 56 minút. Tento proces sa skladá zo 7 minút na zadanie (polovica času v porovnaní s predchádzajúcim papierovým procesom), 6 minút na schválenie (polovica času v porovnaní s predchádzajúcim procesom), pričom už netreba potvrdiť cenu/dostupnosť produktu vďaka okamžitému prístupu k týmto informáciám (úspora 11 minút v porovnaní s predchádzajúcim procesom).

Zároveň nie je potrebné každý mesiac platiť jednotlivé faktúry, keďže RS poskytuje súhrnnú faktúru za celý mesiac. Používanie jedného integrovaného systému poskytuje zákazníkovi väčšiu transparentnosť jeho priamych výdavkov.

Vďaka všetkým údajom z tisícov nákupov umiestneným v jednom systéme je teraz možné tieto informácie analyzovať, čo zákazníkovi pomôže porovnávať jeho výkonnosť a zlepšiť stratégiu nepriameho obstarávania v budúcnosti.

Samotnú integráciu realizovali spoločne technickí odborníci oboch strán, pričom na celý proces dohliadal špecialista elektronického obchodu z RS. Vzhľadom na vysoký počet premenných naše tímy pri nastavovaní zmapovali aktuálny proces zákazníka, aby zistili, či nový proces bude čo najlepšie kopírovať tento proces tak, aby sa dosiahol požadovaný výsledok a zabezpečí, že všetky požadované údaje o obstarávaní budú zachytené v jednom systéme. Konečná verzia systému bola uvedená do prevádzky po dôkladnom testovaní. Spoločnosť RS monitorovala prepojenie počas jedného mesiaca a potom bola integrácia úspešne dokončená.

Údaje z elektronického obstarávania môže zákazník tak použiť na lepšiu kontrolu nad svojimi zásobami. Zároveň získa prehľad o nakupovaných zásobách a môže tak vytvoriť profil zásob založený na skutočnej spotrebe. To znamená, že zákazník musí mať na sklade iba tie zásoby, ktoré skutočne používa (najmä na riešenie neplánovanej údržby), zatiaľ čo nákladné položky, ktoré sa nevyužívajú pravidelne, môže objednať podľa potreby využitím možností dodávky prostredníctvom RS.